La Documentazione Societaria

la disciplina societaria sammarinese

I LIBRI DELLA SOCIETÀ
Le società devono tenere, anche con strumenti informatici, il libro giornale, il libro degli inventari e il libro dei beni ammortizzabili. Devono altresì conservare ordinatamente, per ciascun affare, gli originali della corrispondenza e delle fatture ricevute nonché copia della corrispondenza e delle fatture spedite. I libri ed i documenti anzidetti devono essere conservati nella sede della società per cinque anni e devono essere tenuti in conformità alla Rubrica LXXI del Libro II degli Statuti.

Le società devono inoltre tenere:

1) il libro dei soci, nel quale devono essere indicati il numero delle quote o azioni, i dati anagrafici dei titolari delle quote o delle azioni nominative, i trasferimenti ed i vincoli ad esse relativi;

2) il libro delle obbligazioni, il quale deve indicare il numero e l’ammontare delle obbligazioni emesse e di quelle estinte, i dati di cui all’articolo 32 per ciascuna emissione obbligazionaria, il nome e cognome dei titolari delle obbligazioni nominative ed i trasferimenti ed i vincoli ad esse relativi;

3) il libro delle adunanze e delle deliberazioni della assemblea;

4) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione;

5) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;

6) il libro delle adunanze e, rispettivamente, delle deliberazioni ovvero delle decisioni del collegio sindacale e del sindaco unico;

7) il libro del controllo contabile dei revisori, solo se il controllo contabile non competa all’organo sindacale.

Tali libri devono essere conservati nella sede della società per tutta la durata della stessa in conformità alla Rubrica LXXI del Libro II degli Statuti. Prima del loro uso tutti i libri devono essere vidimati dall’Ufficio del Registro con l’indicazione, al principio o alla fine del volume, del numero dei fogli di cui risultano composti.